更有效管理员工个人档案的 5 个技巧

[Aklima@444]

如果您像我一样，一般来说这还不算太糟糕，那么您的指定“邮箱”上就会有一大堆邮件。指定为“邮件柜”。这个巨大的通信支柱由许多不同的元素构成，例如：

我早就应该取消订阅的杂志了。
空信封和里面的东西也在那里。
传单告诉我卖掉我的旧黄金（我没有）。
本周，来自附近超市的传单（以及前几周和之前的五周）。
一些书（它们是如何到达那里的？）
让我向您描述一下当我在那里寻找东西时会发生什么，比如医生的一封预约注射流感疫苗的信。想象一下走廊里传来一阵轻微的沙沙声，接着是一声响亮的咔哒声和一些不适合放在这里的脏话。期望听到这样的话：“他在哪里，当我不需要他的时候他就在那里”和“啊，就是这样……不，不是这样”。如果你环顾街角，你会看到我站在一堆东西中间，现在四肢伸开躺在地上，疯狂地寻找。

我向你保证，这不是最实用的方法。但我们为什么要这么做呢？当然，在这里，我不是在谈论你家里的一堆邮件，而是在谈论一些更严重的事情。我们的个人文件，我们负责的员工的个人数据。许多人会说，“当然，我们可以改进，但它并不像你的邮件那么糟糕”，对此我回应道，“我的邮件可能很乱，但它存储安全，我是唯一可以访问它的人，我没有必须遵守的法律要求来存储它（并将其扔掉！），而且我不对与我一起工作的任何人负责，滚蛋！

因为你必须是认真的。这些不正是我们每天面临的问题吗？人力资源文档管理是一种不可避免的罪恶，对此我们没有达到应有的精确和批判的程度。将 500 个地点的 100,000 多个人事档案数字化后，我惊讶地发现还有多少改进空间。

我早就应该取消订阅的杂志了。
您有多少已经过期、早就应该扔掉的员工个人档案？首先，如果您不是少数拥有数字文件的幸运者之一，那么您就会遇到存储空间问题。然后，找到正确的文档会带来越来越多的问题。由于存储了过时和/或不相关的文件。最后，也许也是最重要的一点是，法律后果可能是巨大的。并不总是因为维护不善，但也许是因为立法的变化。

扔掉材料可能是一个合法的雷区，但取消某些杂志订阅则更加困难，而且是一个复杂的过程。但我们必须这么做！它是危险的、不负责任的，而且最重要的是非法的，必须非常小心地对待。

空信封和里面的东西也在那里。
空文件夹和不应该在的内容。其他人的个人档案中丢失的 亚美尼亚电报数据 文档。空文件夹并不是这里最大的问题。最好不要它们，这样可以更好地理解并节省空间。但内容错位是一个更大的问题。当我们以错误的方式做事时，隐私就会受到侵犯，更不用说不可能使这些“丢失”的文件保持最新状态。再说一次，我们需要组织这个！如果我们不这样做，我们将面临法律后果，而这将花费大量金钱。

传单告诉我卖掉我的旧黄金（我没有）。
应该立即扔掉的文件。没有理由保留它们。无论如何，它们永远不会被使用。生日贺卡、最后一天工作的照片、有趣的图画、员工孩子的报告卡和他们度假地址的明信片（我根据经验写在这里，我把这些东西从员工档案中扔掉了）。保留它们很有趣，但与人事档案无关。个人档案不是一个包含个人故事的记忆盒，它是一个功能性且专业的文件容器，必须符合规定。不要将它视为您可能考虑使用的所有内容的集合（这意味着您可能永远不会使用。