文档流管理系统的重要特征

[Aklima@444]

长期以来，记录保存一直是开展业务的一个成本高昂且耗时的部分。每个企业都有一组需要组织和存储的文档。受到严格监管的行业比其他行业面临着更大的负担。电子文档正在迅速取代纸质文档，解决了物理存储空间、访问和检索等一系列问题。然而，如果没有仔细规划，即使是电子文档也可能丢失或无法访问。幸运的是，先进的文档工作流程管理系统已经开发出来，可以在电子文档生命周期的每个阶段（从创建到最终销毁）处理电子文档。

什么是文档工作流程管理系统？
几乎每家公司都已经制定了一些文档管理方法，尽管有些方法比其他方法更正式。没有标准化流程的组织通常会发现每个员工或部门都会开发单独的文档存储方法，例如将文档保存到单独的工作站、打印并归档，或者将它们保存在共享网络驱动器上。
当尝试访问保存的文档时，这些非正式的过程可能会导致问题，并且全面的信息搜索几乎是不可能的。正式的文档工作流程管理系统可确保授权人员可以在需要时找到他们需要的内容，而无需在项目上花费太多时间和资源。先进的文档工作流程系统具有专门的功能，可以帮助您以最小的努力自动组织、归档和维护所有公司文档，无论其格式如何。

云存储或本地存储
高质量文档工作流程系统提供两种文档存储方法：云端或本地。如果您选择云系统，文档是分散的。这使得任何员工在任何地方都可以轻松、即时地访问他们需要的文档。用户可以使用系统的搜索功能，所有文档都可以在互联网上找到。员工可以使用任何可访问互联网的设备检索特定物品。

本地系统仍然提供去中心化功能，员工可以从任何可以访问互联网的位置和设备搜索文档。但是，可能无法通过 Internet 查看某些商业文档，这意味着此选项并不总是适合企业的需求。

从纸质文档到数字记录的转变
尽管许多文档以电子形式开始其生命周期，但许多文 柬埔寨电报电话号码 档仍然以纸质形式创建。为了有效地存储、搜索和检索，所有记录最终都必须转换为数字格式。先进的文档工作流程系统通过提供导入工具、版本控制等使此过程顺利且无错误。物理文档与传真和电子邮件一起被扫描并归档到系统中，并在系统中进行组织，以便可以轻松访问以满足未来的访问需求。
扫描文档有两种流行的方法：

光学字符识别 (OCR) – 该技术允许扫描和解释纸质数据并将其传输到数字系统。元数据可以被索引并可搜索。可以扫描表单并将其存储为有用的数字格式，例如 JSON、XML、数据库等。
智能字符识别 (ICR) – OCR 的主要缺点是无法识别手写字符。 ICR 的开发就是为了解决这个问题。尽管该技术仍然不完善，但它提高了您企业的数字化能力。