Práve teraz, s príchodom revolučného súboru technológií na automatizáciu práce so znalosťami – najmä umelej inteligencie – vidíme, že tímy zápasia s týmito otázkami na vysokej úrovni v organizáciách.
Inteligentná automatizácia (pojem bežne používaný pre automatizáciu robotických procesov, strojové učenie a umelú inteligenciu v organizáciách) prináša bezprecedentnú rýchlosť, presnosť a schopnosť rozpoznávania vzorov do obchodných procesov, ktoré si bežne vyžadujú dešifrovanie informácií, od kladenia otázok zákazníkov až po dodržiavanie vládne nariadenia na odhaľovanie podvodov a kybernetických útokov. Pretože to popisuje tak veľa z činnosti moderných pracovísk, úvahy o tom, kde začať a ako postupovať, sú iné ako pri iných technológiách. Neplatia tie isté staré odpovede.
Čo je však automatizácia pracovného toku?
Automatizácia pracovného toku je prístup k tomu, aby tok úloh, dokumentov a informácií naprieč pracovnými činnosťami prebiehal nezávisle v súlade s definovanými obchodnými pravidlami. Po implementácii by tento typ automatizácie mal byť jednoduchým procesom, ktorý sa vykonáva pravidelne, aby sa zlepšila každodenná produktivita.
Kritériá na rozhodnutie, kedy použiť automatizáciu pracovného toku, zahŕňajú nasledujúce:
Úloha sa opakuje.
Úloha musí byť splnená presne, bez akejkoľvek možnosti ľudskej chyby.
Sériu jednoduchých úloh možno zefektívniť automatizáciou.
Automatizácia pracovného toku by mala organizácii uľahčiť zefektívnenie pracovných tokov a identifikovať ďalšie oblasti, ktoré je možné automatizovať na zvýšenie efektivity. Niektoré automatizované úlohy pracovného toku môžu napríklad zahŕňať správu tabuliek alebo e-mailov.
Potenciál na zvýšenie výkonnosti v typickej spoločnosti pomocou týchto nástrojov je široký a hlboký. V jednej spoločnosti, ktorú poznáme, bol zostavený tím, aby preskúmal všetky jej prevádzky, našiel oblasti, v ktorých sa čas ľudí spotrebovával opakovanou prácou pri spracovaní informácií, a vrátil sa s úlohami kandidátov na automatizáciu. Zoznam zahŕňal stovky vecí, ktoré by inteligentný stroj mohol urobiť, aby využil kreativitu pracovníkov, zvýšil rýchlosť rozhodovania, zlepšil presnosť alebo zlepšil služby zákazníkom.
Existujú aj silné konkurenčné stimuly: Kvôli tomuto potenciálu spoločnosti investujú do údaje aktívneho čísla telegramu týchto nástrojov závratnou rýchlosťou – podľa spoločnosti Gartner je inteligentná automatizácia najrýchlejšie rastúcou oblasťou investícií do podnikových technológií. Pandémia dala tomuto súboru nástrojov obrovský skok vpred, pretože spoločnosti zrazu museli nájsť nové spôsoby vykonávania kritických procesov.
Pracovné postupy by sa mali z mnohých dôvodov automatizovať vždy, keď je to možné, vrátane rýchlejších operácií a zvýšenia efektívnosti a presnosti. Medzi ďalšie vylepšenia patria:
Vyplýva to zo zvýšenej efektívnosti úloh, čo umožňuje zamestnancom pracovať na iných, neautomatizovaných úlohách.
Úspora nákladov. Úspory sú spôsobené zvýšenou produktivitou.
Viditeľnosť. Ak je implementované mapovanie pracovných tokov, automatizačné procesy by mali byť transparentnejšie, čo by organizácii poskytlo pohľad zhora nadol na jej pracovné toky.
Zlepšenie komunikácie. Ak sa zvýši viditeľnosť, komunikácia pre zamestnancov môže byť presnejšia.
Lepší zákaznícky servis. Dá sa to zabezpečiť napríklad automatizáciou odpovedí na sťažnosti zákazníkov.
Potenciál zvýšiť angažovanosť zákazníkov. Zákazníci môžu reagovať rýchlejšie pomocou automatizačných nástrojov.
Dá sa to zlepšiť vďaka zvýšenej a zmapovanej viditeľnosti pracovných tokov.
Odstránenie prepúšťania. Redundancie pracovného toku – akúkoľvek úlohu, ktorá nie je potrebná – možno ľahšie identifikovať.
Vylepšený celkový konečný produkt. Ľudská chyba je vyňatá z rovnice.
Dá sa sledovať digitálny pracovný tok. To umožňuje organizácii kontrolovať, ako dobre funguje jej podnikanie.
Výhody automatizácie pracovného toku
Medzi výhody automatizácie pracovného toku patria:
znížené cykly pracovného toku;
menšia potreba manuálnej práce;
menšia potreba ručnej manipulácie s výrobkami;
väčšia viditeľnosť;
väčšia viditeľnosť znamená jednoduchšiu identifikáciu prevádzkových prekážok;
zvýšená spokojnosť zákazníkov, keď sa zameriavame na zákazníkov;
celková spokojnosť zamestnancov, ktorá eliminuje potrebu potenciálne nudných, opakujúcich sa úloh;
zlepšenie spokojnosti zamestnancov prostredníctvom poskytovania nástrojov analýzy pracovného toku, ktoré môžu zahŕňať dashboardy a kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI);
lepšia interná a externá komunikácia;
väčšia zodpovednosť za to, kto je za čo v organizácii zodpovedný, vyplývajúca z toho, že každý krok v obchodnom pracovnom toku je jasne priradený k jednej činnosti;
poskytovanie času zamestnancom na zvládnutie iných úloh;
zvýšená produkcia;
ušetrené náklady;
menší potenciál ľudskej chyby;
škálovateľnosť, pretože automatizáciu pracovného toku možno kedykoľvek zmeniť a pridať; a
efektívnejšiu správu úloh so zahrnutím panelov, kalendárov a iných nástrojov, ktoré možno sprístupniť prostredníctvom softvérových nástrojov na automatizáciu pracovného toku.
Automatizáciu pracovného toku je možné využiť v odvetviach a oddeleniach, ako sú zdravotníctvo, právo, DevOps, financie, marketing, predaj, IT a ľudské zdroje (HR). Tu je príklad na ilustráciu príkladov automatizácie pracovného toku, u výrobcu stavebných zariadení existujú tri lákavé oblasti na automatizáciu.
Jedným z nich je riešenie, ktoré ponúka predajca: nástroj chatbota, ktorý možno pomerne jednoducho implementovať do interného IT help desku s okamžitým vplyvom na čakacie doby a počet zamestnancov.
Druhá možnosť je vo financiách, kde by sa prognózovanie predaja mohlo zlepšiť prediktívnym modelovaním posilneným rozpoznávaním vzorov AI.
Tretia myšlienka je veľká: ak by spoločnosť mohla použiť inteligentnú automatizáciu na vytvorenie prostredia „prepojených zariadení“ na pracoviskách zákazníkov, jej obchodný model by sa mohol presunúť na nové zdroje príjmov z digitálnych služieb, ako je monitorovanie a ovládanie strojov na diaľku.
Ak sa chystáte na relatívne jednoduchú implementáciu a rýchlu návratnosť investícií, prvá možnosť je zbytočná. Ak namiesto toho hľadáte veľkú reklamu pre odvážnu novú víziu vašej organizácie, tretia je vstupenka. Môžete založiť tigrí tím alebo samostatnú organizáciu a dať im plnú licenciu na narušenie existujúceho podnikania.
Všimnite si však, že ani jeden z týchto prístupov v skutočnosti nepripravuje pôdu na rozšírenie inteligentnej automatizácie do iných aplikácií existujúcou organizáciou; nespôsobia, že ľudia vašej organizácie budú vo všeobecnosti viac zainteresovaní, vnímaví alebo schopní aplikovať inteligentné technológie inde. Inými slovami, ako organizácia vás týmito cestami neposunie ďaleko na zaučenie, smerom k väčšej zrelosti technológie.
To je to, čo by urobila druhá možnosť – z veľkej časti preto, že by to vyžadovalo, aby sa spoločnosť spojila s údajmi. Bez dobrej podnikovej dátovej stratégie ľuďom v rôznych častiach organizácie chýbajú spoločné štandardy, pokiaľ ide o to, aké údaje je potrebné zhromažďovať a ako by sa mali organizovať, čistiť a pripravovať na analýzu. Toto je základná schopnosť, ktorú bude spoločnosť musieť mať, aby mohla pokročiť vo využívaní strojového učenia vo veľkom rozsahu. Z hľadiska budovania spôsobilostí je ľahké vidieť, ako by pokrok v podnikových údajoch odblokoval povedzme 10 ďalších projektov – ktoré zase môžu byť uprednostňované ďalšími možnosťami, ktoré by mohli pridať. Naša výrobná spoločnosť by mohla načrtnúť plán, ktorý by ukázal, ako o päť rokov neskôr bude nielen žať výnosy z konkrétnych projektov, ale bude tiež všeobecne a hlboko pripravený prijať skutočne transformačné iniciatívy.
