单一事实来源：为什么团队流程需要单一事实来源
Posted: Wed Dec 04, 2024 4:01 am
自 2020 年以来，越来越多的公司不得不寻找新的经营方式，以适应员工远程和现场办公的混合团队。由于团队成员分散在不同地点，管理者面临的挑战是让团队专注于相同的目标、使用相同的流程并遵循相同的程序。
为了让每个人都保持一致，您需要确保所有流程、程序、风格、品牌指南等都记录完好且最新。然后您需要确保您的团队无论身在何处都可以访问这些文档。
例如，假设代表贵公司品牌的颜色发生了变化。这些变化已传达给整个公司，但描述和概述这些变化的文档仅在营销团队可以访问的服务器上提供。这使得其他团队的成员很难获得开发应用程序界面、用户文档、网站等所需的最新品牌信息。
您可以将更新后的文档副本发送给需要它的人员，但最终您会在多个位置获得多份副本。对原始文档进行更新时，这些更改不会反映到各个副本中，因此很难确定哪个文档是正确的版本。因此，您可能会看到不同的团队使用过时的徽标设计、配色方案、字体等。
您需要的是让公司中的每个人都能轻松访问所需信息的方法。换句话说，您需要一个单一事实来源。
单一事实来源是什么意思？
单一事实来源 (SSOT) 基本上是从公司所有不同系统中提取数据并将这些 意大利电话号码库 数据聚合到一个位置的做法。其理念是让公司的所有数据和知识都可以通过一个共同的参考点访问。
设置 SSOT 可帮助您避免因在多个位置存放同一份文档的多个版本而产生的混乱。它还可确保所有团队成员都可以轻松访问完成工作所需的最新信息。
单一事实来源
SSOT 不是什么
当你收集信息并确定如何将信息提供给需要的人时，了解 SSOT 不是什么可能会有所帮助：
它不是一个可以集成到系统中的工具或特定的标准化框架。
这不是您用来获取业务洞察和分析的特定策略。
它不是一个事物。相反，它更像是一种存在状态。
单一事实来源
SSOT 如何工作？
将所有内容放在一个位置可以更轻松地识别重复信息并确定哪些文件是正确的以及哪些文件可以存档或删除。此外，还可以更轻松地识别和存储以前的版本，以便在需要时访问它们。
为此，您需要知道所有数据在哪里、数据从哪里收集、数据源是否可靠以及哪个版本最完整。设置 SSOT 没有标准程序，但您可以使用以下内容作为指导：
首先收集、选择并确定对您的员工和利益相关者最重要的信息。
确保信息完整、有效且来自可靠来源。为此，请确保每条信息至少有一个所有者，以便人们可以根据需要联系。
将信息组件化。大多数信息都是线性书写的，思想相互交织、重叠。如果没有周围的上下文，理解一小部分线性信息可能很困难。将信息组件化意味着您可以创建独立于周围上下文的块或构建块。信息的组件可以很大也可以很小。例如，您在完成某个流程时需要完成的步骤被视为一个组件。将步骤分解成单独的组件是没有意义的。
消除冗余。当信息独立于周围环境时，更容易识别相似或重复的信息。然后，您可以决定是否需要相似的数据并应保留这些数据。例如，保留文档的旧版本，以防以后需要恢复它们。此外，您还需要确定数据是否过时并应丢弃。
重复使用数据而不使其冗余。您不应复制和粘贴信息，而应引用或链接到它。例如，如果您需要查看文档样式指南，请不要将副本下载到硬盘上。这会创建一个副本，下次 SSOT 中的官方文档更新时，该副本将不会更新。
拥有单一事实来源有什么好处？
SSOT 可让您的员工访问整个组织内相关的标准化数据。这就像将不同的部门孤岛整合在一起并将它们连接起来，以创建一个干净、整合、有组织且安全的知识源。其他单一事实来源的好处包括：
减少或消除人为错误，如重复数据输入、版本控制问题、不完整或不准确的数据等。
由于数据孤岛是相互连接的，因此提高了数据质量和完整性。
让所有利益相关者和团队成员以适合角色的方式访问实时数据。
帮助管理层和主管做出更好、更准确的业务决策，因为他们不必对多个数据源进行分类。
保持跨部门和多个团队的流程一致。
一致性有助于新团队成员更快地学习流程，使入职更加顺利。
流程一致性还可以帮助您建立一个系统来识别瓶颈和需要改进或提升的领域。
确保所有团队和利益相关者保持一致并朝着同一目标努力。
建立 SSOT 对于决策、解决问题和传达公司范围内的政策和程序至关重要。当您确信您的信息准确且最新时，您的团队可以花更少的时间搜索数据，而花更多的时间分析数据。
单一事实来源
流程单一事实来源的关键
将流程文档存储在云中是确保任何需要的人都可以随时随地访问它们的最简单方法。甚至更好的是，您可以在云中创建、管理和协作流程文档。
正如我们所提到的，SSOT 不是一种工具，但您可以使用多种基于云的文档工具来创建和存储流程文档（Google Drive、ONLYOFFICE、MS Word Online 等）。使用基于云的工具创建文档并将其存储在云中是有意义的，因为：
可以随时随地访问这些工具。
无论您的团队成员身处世界何处，都可以随时访问存储在云中的文档。
团队成员无需在同一个房间或同一地点现场即可打开和协作处理同一个文档。
修改和更新是实时进行的，这意味着每个人始终可以访问最新版本。
为了让每个人都保持一致，您需要确保所有流程、程序、风格、品牌指南等都记录完好且最新。然后您需要确保您的团队无论身在何处都可以访问这些文档。
例如，假设代表贵公司品牌的颜色发生了变化。这些变化已传达给整个公司，但描述和概述这些变化的文档仅在营销团队可以访问的服务器上提供。这使得其他团队的成员很难获得开发应用程序界面、用户文档、网站等所需的最新品牌信息。
您可以将更新后的文档副本发送给需要它的人员，但最终您会在多个位置获得多份副本。对原始文档进行更新时，这些更改不会反映到各个副本中，因此很难确定哪个文档是正确的版本。因此，您可能会看到不同的团队使用过时的徽标设计、配色方案、字体等。
您需要的是让公司中的每个人都能轻松访问所需信息的方法。换句话说，您需要一个单一事实来源。
单一事实来源是什么意思？
单一事实来源 (SSOT) 基本上是从公司所有不同系统中提取数据并将这些 意大利电话号码库 数据聚合到一个位置的做法。其理念是让公司的所有数据和知识都可以通过一个共同的参考点访问。
设置 SSOT 可帮助您避免因在多个位置存放同一份文档的多个版本而产生的混乱。它还可确保所有团队成员都可以轻松访问完成工作所需的最新信息。
单一事实来源
SSOT 不是什么
当你收集信息并确定如何将信息提供给需要的人时，了解 SSOT 不是什么可能会有所帮助：
它不是一个可以集成到系统中的工具或特定的标准化框架。
这不是您用来获取业务洞察和分析的特定策略。
它不是一个事物。相反，它更像是一种存在状态。
单一事实来源
SSOT 如何工作？
将所有内容放在一个位置可以更轻松地识别重复信息并确定哪些文件是正确的以及哪些文件可以存档或删除。此外，还可以更轻松地识别和存储以前的版本，以便在需要时访问它们。
为此，您需要知道所有数据在哪里、数据从哪里收集、数据源是否可靠以及哪个版本最完整。设置 SSOT 没有标准程序，但您可以使用以下内容作为指导：
首先收集、选择并确定对您的员工和利益相关者最重要的信息。
确保信息完整、有效且来自可靠来源。为此，请确保每条信息至少有一个所有者，以便人们可以根据需要联系。
将信息组件化。大多数信息都是线性书写的，思想相互交织、重叠。如果没有周围的上下文，理解一小部分线性信息可能很困难。将信息组件化意味着您可以创建独立于周围上下文的块或构建块。信息的组件可以很大也可以很小。例如，您在完成某个流程时需要完成的步骤被视为一个组件。将步骤分解成单独的组件是没有意义的。
消除冗余。当信息独立于周围环境时，更容易识别相似或重复的信息。然后，您可以决定是否需要相似的数据并应保留这些数据。例如，保留文档的旧版本，以防以后需要恢复它们。此外，您还需要确定数据是否过时并应丢弃。
重复使用数据而不使其冗余。您不应复制和粘贴信息，而应引用或链接到它。例如，如果您需要查看文档样式指南，请不要将副本下载到硬盘上。这会创建一个副本，下次 SSOT 中的官方文档更新时，该副本将不会更新。
拥有单一事实来源有什么好处？
SSOT 可让您的员工访问整个组织内相关的标准化数据。这就像将不同的部门孤岛整合在一起并将它们连接起来，以创建一个干净、整合、有组织且安全的知识源。其他单一事实来源的好处包括：
减少或消除人为错误，如重复数据输入、版本控制问题、不完整或不准确的数据等。
由于数据孤岛是相互连接的，因此提高了数据质量和完整性。
让所有利益相关者和团队成员以适合角色的方式访问实时数据。
帮助管理层和主管做出更好、更准确的业务决策，因为他们不必对多个数据源进行分类。
保持跨部门和多个团队的流程一致。
一致性有助于新团队成员更快地学习流程，使入职更加顺利。
流程一致性还可以帮助您建立一个系统来识别瓶颈和需要改进或提升的领域。
确保所有团队和利益相关者保持一致并朝着同一目标努力。
建立 SSOT 对于决策、解决问题和传达公司范围内的政策和程序至关重要。当您确信您的信息准确且最新时，您的团队可以花更少的时间搜索数据，而花更多的时间分析数据。
单一事实来源
流程单一事实来源的关键
将流程文档存储在云中是确保任何需要的人都可以随时随地访问它们的最简单方法。甚至更好的是，您可以在云中创建、管理和协作流程文档。
正如我们所提到的，SSOT 不是一种工具，但您可以使用多种基于云的文档工具来创建和存储流程文档（Google Drive、ONLYOFFICE、MS Word Online 等）。使用基于云的工具创建文档并将其存储在云中是有意义的，因为：
可以随时随地访问这些工具。
无论您的团队成员身处世界何处，都可以随时访问存储在云中的文档。
团队成员无需在同一个房间或同一地点现场即可打开和协作处理同一个文档。
修改和更新是实时进行的，这意味着每个人始终可以访问最新版本。