大学如何节省手动费用报告时间

[Aklima@444]

大学与大公司有许多相似之处，包括部门规模、多样性和严格控制的预算。随着大学的发展和费用的增加，保持对费用报告的控制可能很困难。如今，学校必须制定和实施旨在控制成本的政策，同时保持合规性。满足这些要求的一种方法是自动化费用管理。今天我们将了解学校如何通过消除手动费用报告来降低成本、节省时间并提高效率。




手动报告费用的陷阱
大学在提交、处理和支付费用方面面临一些障碍。以下一些示例说明了手动报告在高等教育中经常造成的麻烦

纸张密集型流程。通常，手动报告流程如下：保留收据，创建 Excel 电子表格，输入正确的预算分类帐代码数据，将收据装订到电子表格的打印版本中，然后通过传真或邮寄发送给其他部门以供批准。这个过程是劳动密集型的、平凡的，并且是对时间和资源的巨大浪费。
迁移和集成困难。 并非所有自动支出软件都是一样的。很难找到连接第三方系统的解决方案，尤其是那些为高等教育部门量身定制的系统。为大学采用强大的解决方案是关键。
数据输入错误。 很容易出错，尤其是在手动输入时。输入错误的数字可能会对正确的总账代码 (GL)（财务管理办公室用于监管目的的财务代码）产生巨大影响。
延期报销差旅费。 旅行时无法轻松创建费用项目通常 哥斯达黎加电报数据 会延迟旅行费用的提交和报销。当系主任、工作人员或教员因会议、作业或其他工作需要而离开家乡时，这可能尤其令人沮丧。
欺诈罪。Ellucian据报道，欺诈行为估计每年在美国造成 28 亿美元的损失。手动报告在安全性方面留下了巨大的漏洞，因为跟踪手动输入几乎是不可能的。
不难理解为什么手动报告既耗时又昂贵。幸运的是，这个问题有解决方案。

自动化的好处
对于任何组织来说，任何琐碎任务的自动化都将是一个巨大的缓解。对于学校来说——它们通常依赖于许多彼此不交互的纸质和遗留解决方案——这与事实相去甚远。谁不想提高效率？如果您想更有说服力，以下是自动化费用管理系统的四大好处：1. 1. 降低成本。手动费用报告需要大量的双手、眼睛和时间。所有这些因素加起来都会增加成本。通过费用报告自动化，可以显着减少输入和发送报告的成本和员工时间。2.节省时间。跟踪和整理收据、准备费用报告、发送给经理、获得批准、等待报销，然后再重复一遍都需要时间。通过费用报告自动化，所有内容都会实时更新和发送，从而显着加快审批流程。3.更容易访问。世界是数字化的，现代商业解决方案也是数字化的。对于您的学校来说，数字化意味着一切都可以轻松快速地访问。费用报告自动化使您的员工可以随时随地访问收据并跟踪费用。4. 无差错报告。输入数据时尽量不犯错误确实令人头疼。当出现错误时，手动流程通常要求您等到下个月才能提交更正的费用报告。通过自动化，这个过程可以缩短到几分钟。