今年需要掌握的 4 項時間管理技能
Posted: Tue Dec 03, 2024 7:09 am
無論您是在工作、在學校，還是只是想安排自己的生活，時間管理都是一項需要掌握的關鍵技能，可以幫助您實現個人和職業目標。不幸的是，在有效管理時間方面往往需要克服許多障礙。
無論是最後一刻的請求、混亂的日程、冗長的會議，甚至是拖延，每個人都必須處理一些會佔用一天時間的事情。幸運的是，我們所有人還有希望。這裡有四種技能可以幫助你更有效地管理你的時間，不僅完成你需要完成的事情，而且完成你想要完成的事情。
1.設定目標
管理時間的重點應該是確保自己能夠實現你的目標。所以 沙烏地阿拉伯 電話號碼數據 從邏輯上講，時間管理的第一步是確保你知道你的實際目標是什麼。什麼時候設定目標，想想什麼對你的職業和個人來說都很重要。在專業方面，您可能想問自己：
未來 3 - 5 年您想將自己的職業發展到哪裡？
為了達到這個目標，你目前的角色需要完成什麼？
您能否從培訓中受益，提高目前職位的生產力或效率？
就個人而言，需要考慮的一些常見問題是：
您想與朋友和家人共度多少時間？
您想進一步追求什麼興趣或嗜好？
您想花時間關注您的健康嗎？
這些只是起點，但是一旦您決定了目標是什麼，就必須按照對您最重要的順序來排序。這將幫助您決定應該將大部分時間投入到哪裡以及如何制定時間表。這讓我進入下一步......
2. 長期計劃
現在您知道自己的目標是什麼，是時候開始製定時間表並提前計劃了。最常見的規劃架構之一是“大石頭”插圖因史蒂文·柯維而聞名。在此圖中，我們有限的時間由一個玻璃罐代表，我們想要完成的所有事情都分為以下幾類：
沙子 - 代表需要少量時間但很容易分散注意力的任務（電話、電子郵件、社群媒體等）
卵石 - 代表有意義的任務，但如果未完成，只會產生輕微的後果（即您在工作中的一些較小的職責將屬於此類）
大石頭 - 代表我們生活中最重要的事情，如果不完成，將會產生重大後果。 （即步驟 1 中的所有內容）
這個想法是，如果你首先在罐子裡裝滿沙子和鵝卵石，那麼你就不會為大石頭留下任何空間。那麼這跟提前規劃有什麼關係呢？那麼，在製定你想要完成的事情的時間表或計劃時，你應該先為對你來說最重要的事情——「大石頭」——騰出時間，然後用鵝卵石和沙子填補空白。這個框架可以幫助你專注在長期甚至中期，但是短期呢？
3. 優先短期
由於需要在短時間內（考慮在接下來的一到兩週內）完成一長串的事情，因此很難弄清楚從什麼開始。幸運的是，有一個簡單的框架可以用來解決這個問題。
重要且緊急－必須完成的任務。立即做。
重要但不緊急——任務看起來很重要，但仔細檢查後其實不重要。決定何時做。
緊急但不重要－那些發出最多「噪音」的任務，但完成後卻幾乎沒有或沒有持久價值。如果可能的話，將這些任務委託給他人。
不緊急也不重要——低優先級的事情給人一種「很忙」的錯覺。稍後再做。
4.了解價值實現時間（TTV）
好的，您已經完成了最重要的步驟。你知道你的目標，你有一個實現這些目標的計劃和一個考慮短期的方法，但實際工作本身呢？您應該在給定任務上花費多少時間？直到它夠好為止？直到完美為止？多久才算太長呢？透過追蹤生產力的三個基本要素來找出答案：
輸出（正在完成多少工作）
輸入（完成需要多少時間或金錢）
品質（工作完成情況如何）
由於各種原因，所有這三個要素都很重要。一個人在短時間內完成大量的工作，如果品質不好，那是沒有意義的。同時，如果有人以巨大的成本和低產出製作出最高品質的作品，那也沒關係。我喜歡在這三者之間尋找平衡的圖表如下：
部落格專題圖片 (9)
第一階段涉及在實際開始專案工作之前進行計劃所需的時間。在此階段，直接向成品添加的品質非常少。第二階段涉及實際工作本身，其中大部分品質被添加到成品中。第三階段涉及完善工作，以確保其在被視為完成之前滿足某些品質標準。為了提高生產力，您應該集中精力縮短達到這一點所需的時間。同時，當您在第 3 階段添加更多輸入時，您開始獲得收益遞減 - 這應該避免。
額外提示：分心和授權
儘管這些是額外的提示，但它們與您迄今為止閱讀的所有其他內容一樣重要。它們被列為提示的唯一原因是，如果您真正掌握了本文中的四項技能，那麼避免分心和適當的授權應該自然而然地發生。話雖這麼說，但他們還是值得一提。
當分心造成緊迫感時，可能會很危險。這些類型的干擾屬於以下類別中的一類或兩類：第二部分中的“沙子”，或上面第三部分中的“噪音”。重要的是要確定這些幹擾發生的時間和地點，並透過適當的規劃和優先順序來避免這些情況。
正如你實現你的目標尤其是在工作環境中，您將需要開始委派某些任務。當您必須委派您喜歡或已經熟練的任務時，這可能會很困難。然而，任何影響較小、與你的目標不符或需要大量時間或金錢投入的任務都應該考慮委派。當您不委派此類任務時，它們可以充當錨點 - 讓您陷入困境並阻止您將時間花在對您最重要的事情上。
設定目標後，請查看 New Breed 的入站行銷終極指南，以了解如何優化行銷策略以協助您實現目標。
無論是最後一刻的請求、混亂的日程、冗長的會議，甚至是拖延，每個人都必須處理一些會佔用一天時間的事情。幸運的是，我們所有人還有希望。這裡有四種技能可以幫助你更有效地管理你的時間，不僅完成你需要完成的事情，而且完成你想要完成的事情。
1.設定目標
管理時間的重點應該是確保自己能夠實現你的目標。所以 沙烏地阿拉伯 電話號碼數據 從邏輯上講，時間管理的第一步是確保你知道你的實際目標是什麼。什麼時候設定目標，想想什麼對你的職業和個人來說都很重要。在專業方面，您可能想問自己：
未來 3 - 5 年您想將自己的職業發展到哪裡？
為了達到這個目標，你目前的角色需要完成什麼？
您能否從培訓中受益，提高目前職位的生產力或效率？
就個人而言，需要考慮的一些常見問題是：
您想與朋友和家人共度多少時間？
您想進一步追求什麼興趣或嗜好？
您想花時間關注您的健康嗎？
這些只是起點，但是一旦您決定了目標是什麼，就必須按照對您最重要的順序來排序。這將幫助您決定應該將大部分時間投入到哪裡以及如何制定時間表。這讓我進入下一步......
2. 長期計劃
現在您知道自己的目標是什麼，是時候開始製定時間表並提前計劃了。最常見的規劃架構之一是“大石頭”插圖因史蒂文·柯維而聞名。在此圖中，我們有限的時間由一個玻璃罐代表，我們想要完成的所有事情都分為以下幾類：
沙子 - 代表需要少量時間但很容易分散注意力的任務（電話、電子郵件、社群媒體等）
卵石 - 代表有意義的任務，但如果未完成，只會產生輕微的後果（即您在工作中的一些較小的職責將屬於此類）
大石頭 - 代表我們生活中最重要的事情，如果不完成，將會產生重大後果。 （即步驟 1 中的所有內容）
這個想法是，如果你首先在罐子裡裝滿沙子和鵝卵石，那麼你就不會為大石頭留下任何空間。那麼這跟提前規劃有什麼關係呢？那麼，在製定你想要完成的事情的時間表或計劃時，你應該先為對你來說最重要的事情——「大石頭」——騰出時間，然後用鵝卵石和沙子填補空白。這個框架可以幫助你專注在長期甚至中期，但是短期呢？
3. 優先短期
由於需要在短時間內（考慮在接下來的一到兩週內）完成一長串的事情，因此很難弄清楚從什麼開始。幸運的是，有一個簡單的框架可以用來解決這個問題。
重要且緊急－必須完成的任務。立即做。
重要但不緊急——任務看起來很重要，但仔細檢查後其實不重要。決定何時做。
緊急但不重要－那些發出最多「噪音」的任務，但完成後卻幾乎沒有或沒有持久價值。如果可能的話，將這些任務委託給他人。
不緊急也不重要——低優先級的事情給人一種「很忙」的錯覺。稍後再做。
4.了解價值實現時間（TTV）
好的，您已經完成了最重要的步驟。你知道你的目標，你有一個實現這些目標的計劃和一個考慮短期的方法，但實際工作本身呢？您應該在給定任務上花費多少時間？直到它夠好為止？直到完美為止？多久才算太長呢？透過追蹤生產力的三個基本要素來找出答案：
輸出（正在完成多少工作）
輸入（完成需要多少時間或金錢）
品質（工作完成情況如何）
由於各種原因，所有這三個要素都很重要。一個人在短時間內完成大量的工作，如果品質不好，那是沒有意義的。同時，如果有人以巨大的成本和低產出製作出最高品質的作品，那也沒關係。我喜歡在這三者之間尋找平衡的圖表如下：
部落格專題圖片 (9)
第一階段涉及在實際開始專案工作之前進行計劃所需的時間。在此階段，直接向成品添加的品質非常少。第二階段涉及實際工作本身，其中大部分品質被添加到成品中。第三階段涉及完善工作，以確保其在被視為完成之前滿足某些品質標準。為了提高生產力，您應該集中精力縮短達到這一點所需的時間。同時，當您在第 3 階段添加更多輸入時，您開始獲得收益遞減 - 這應該避免。
額外提示：分心和授權
儘管這些是額外的提示，但它們與您迄今為止閱讀的所有其他內容一樣重要。它們被列為提示的唯一原因是，如果您真正掌握了本文中的四項技能，那麼避免分心和適當的授權應該自然而然地發生。話雖這麼說，但他們還是值得一提。
當分心造成緊迫感時，可能會很危險。這些類型的干擾屬於以下類別中的一類或兩類：第二部分中的“沙子”，或上面第三部分中的“噪音”。重要的是要確定這些幹擾發生的時間和地點，並透過適當的規劃和優先順序來避免這些情況。
正如你實現你的目標尤其是在工作環境中，您將需要開始委派某些任務。當您必須委派您喜歡或已經熟練的任務時，這可能會很困難。然而，任何影響較小、與你的目標不符或需要大量時間或金錢投入的任務都應該考慮委派。當您不委派此類任務時，它們可以充當錨點 - 讓您陷入困境並阻止您將時間花在對您最重要的事情上。
設定目標後，請查看 New Breed 的入站行銷終極指南，以了解如何優化行銷策略以協助您實現目標。